Vous le savez mieux que personne, la facturation est une étape incontournable dans la vie de votre Centre de formation. Celle-ci est nécessaire pour justifier d’un paiement reçu et comme tout document légal, celle-ci doit intégrer un certain nombre de mentions obligatoires. Pour vous simplifier la vie, Le Magazine de la Formation vous propose son guide pour devenir un expert en facturation !
La forme de votre facture
Votre facture doit dans un premier temps respecter 3 critères indispensables concernant sa forme :
- Elle doit être établie en français.
- La facture doit être éditée en 2 exemplaires, dont un pour le client.
- Elle doit être réalisée sur un logiciel certifiant l'intégrité de la facture : obligation de respecter les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.
Les obligations concernant votre Centre de formation
Vous devez faire figurer sur votre facture les éléments permettant la bonne identification de votre Centre de formation :
- Date de la facture.
- Numéro de la facture, ce numéro devra être unique.
- Date de la prestation de service, soit la date où s’est effectuée ou achevée la prestation de service.
- La dénomination sociale de votre entreprise, avec adresse du siège social, votre numéro de SIREN ou SIRET, votre code NAF, votre capital social, votre numéro RCS et votre numéro de TVA.
Les obligations concernant votre client
L’identification de votre client doit également être clairement établie :
- La dénomination sociale de l’entreprise cliente (ou le nom pour un particulier), avec adresse du client, ou adresse de facturation si celle-ci s’avère différente.
- Numéro de bon de commande, si la facture a été établie au préalable avec le client.
- Numéro de TVA du client seulement si ce dernier est une entreprise et redevable de la TVA (sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €).
Les obligations concernant l’objet de votre facture
L’objet de votre facture doit également être identifiable selon les mentions suivantes :
- La désignation du service vendu.
- La quantité vendue.
- Le prix unitaire hors taxe.
- Le taux de TVA appliqué.
- Si vous appliquez une remise, celle-ci devra être clairement indiquée et appliquée pour un service ou pour la totalité de la facture hors TVA.
Les obligations concernant le prix et le paiement
Votre facture doit faire apparaître le tarif dont le client devra s’acquitter, ainsi que les conditions de paiement pour le règlement de ladite facture :
- Le prix total à payer hors taxe.
- Le montant de la TVA.
- Le prix toutes taxes comprises.
- La date limite de paiement doit être précisée, le taux de pénalités appliqué en cas de non-paiement à la date convenue ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire de vos frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
QUID de la facturation électronique ?
Vos factures peuvent être transmises à vos clients par voie électronique. Son contenu devra être en tout point identique à une facture au format papier. Seul son mode de transmission diffère.
Comment gagner du temps dans l’édition de vos factures ?
La création de vos factures est une tâche chronophage et très répétitive. La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de gagner un temps non négligeable grâce à des outils de génération automatique.
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